Протокольний і загальний відділ

Основні напрями діяльності:

• Організація в апараті Президії НАПН України загального діловодства та діловодства за зверненнями громадян.
• Забезпечення в апараті Президії НАПН України єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами, методичне керівництво і контроль дотримання установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах апарату Президії НАПН України.
• Організаційно-інформаційне забезпечення проведення сесій загальних зборів, засідань Президії, оперативних нарад та інших заходів, які організовує Президія НАПН України.
• Розроблення Інструкції з діловодства та номенклатури справ Президії НАПН України, забезпечення впровадження та контроль дотримання її вимог відповідно до Зведеної номенклатури справ в апараті Президії НАПН України.
• Облік документів в апараті Президії НАПН України, вживання заходів з оптимізації службового листування в НАПН України.
• Перевірка стану діловодства в структурних підрозділах апарату Президії НАПН України.
• Контроль термінів виконання документів, що надійшли да НАПН України.
• Аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень.
• Забезпечення електронної взаємодії НАПН України з органами державної влади, зокрема у Системі електронної взаємодії органів виконавчої влади.
• Збереження документаційного фонду Відділу та користування ним.
• Ініціювання та участь в організації підвищення кваліфікації працівників апарату Президії та відділень НАПН України з питань діловодства.
• Засвідчення основною та іншими печатками і штампами документів, підписаних керівництвом НАПН України та її членами.
• Надання допомоги в підготовці інструкцій з діловодства та номенклатур справ у підвідомчих установах НАПН України.
• Організація участі НАПН України у міжнародних і всеукраїнських виставках, виставок до загальних зборів НАПН України.
• Організація та здійснення внутрішнього контролю у Відділі в межах його повноважень. Організовує та здійснює внутрішній контроль у Відділі в межах повноважень.

На відділ покладено такі функції:

• Розроблення нормативно-розпорядчої документації із діловодства в НАПН України, впровадження національних стандартів, нормативних документів, що регламентують роботу із службовими документами та/або встановлюють вимоги до їх оформлення.
• Участь у підготовці загальних зборів, засідань Президії, оперативних нарад.
• Ведення протоколів засідань Президії НАПН України та оперативних нарад.
• Участь у підготовці плану і звіту про діяльність НАПН України.
• Забезпечення своєчасного приймання, первинного опрацювання, попереднього розгляду і подання на розгляд керівництву НАПН України вхідної кореспонденції.
• Передавання документів відділенням і структурним підрозділам апарату Президії НАПН України для виконання.
• Реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції, наказів з основної та адміністративно-господарської діяльності, розпоряджень, наказів про відрядження.
• Організація друкування, копіювання та тиражування службових документів.
• Забезпечення своєчасної реєстрації та підготовки до відправлення вихідної кореспонденції.
• Погодження (візування) підготовлених проєктів постанов, наказів і розпоряджень з питань, що входять до компетенції Відділу.
• Аналіз і контроль ведення діловодства в апараті Президії НАПН України, підготовка пропозицій щодо його поліпшення.
• Контроль дотримання термінів виконання у НАПН України доручень Верховної Ради України, Офісу Президента України, Кабінету Міністрів України, інших державних органів.
• Контроль дотримання термінів виконання постанов Президії НАПН України.
• Контроль дотримання термінів виконання у НАПН України доручень за заявами і пропозиціями громадян.
• Забезпечення електронної взаємодії НАПН України з органами державної влади, зокрема у Системі електронної взаємодії органів виконавчої влади.
• Організаційне забезпечення належного представлення наукового, освітянського доробку вчених НАПН України на міжнародних і всеукраїнських виставках, виставках до загальних зборів НАПН України.
• Надання практичної допомоги працівникам діловодних служб підвідомчих установ НАПН України та відповідальним за ведення діловодства у структурних підрозділах апарату Президії НАПН України. 
• Здійснення зв’язків з відповідними підрозділами НАПН України, Національної академії наук України, національних галузевих академій наук України, МОН України, інших органів державної влади та організацій з питань, що належать до компетенції Відділу.

Персональний склад відділу

Довбищенко Володимир Ігорович начальник відділу	(44)481-3726 [email protected]
Копєйкіна Олена Анатоліївна головний спеціаліст	(44)481-3726 [email protected]
Садовська Світлана Миколаївна головний спеціаліст	(44)481-3797 [email protected]